Отправной точкой является заполнение раздела «Реквизиты», в котором во вкладке «Сотрудники» необходимо указать данные членов кадрового состава организации. Система автоматически сформирует необходимые отчеты, а также проведет расчет налоговых и страховых сборов, основываясь на внесенных начислениях.
Сотрудники, оформленные по ТД
Официальное трудоустройство с использованием трудового договора предполагает обязанность работодателя по оплате НДФЛ, а также дополнительных взносов (пенсионный фонд, социальное и медицинское страхование, оплата травматизма в ФСС). Величина ставки оплачиваемого НДФЛ зависит от того, является ли работник резидентом. Сумма страховых взносов определяется наличием у предприятия специальных льгот, предусмотренных законодательством.
Функционал Эльбы обеспечивает возможность автоматического расчета всех официальных платежей. Ключевым фактором является корректность указанных данных при заполнении реквизитов — допущенные ошибки могут исказить результаты.
Обязательные начисления отражаются в профиле работника. Также в личной карточке можно ознакомиться с системой расчетов налоговых сборов и взносов в страховые фонды.
В конце каждого календарного месяца в разделе «Отчетность» формируются задачи, открыв которые, можно ознакомиться с платежными поручениями по заработной плате, а также обязательным выплатам. Они располагаются в хронологическом порядке.
В том случае, если в организации нет действующих работников, но при этом задачи продолжают накапливаться, следует деактивировать пункт «Я зарегистрирован как работодатель». Найти его можно в разделе «Реквизиты», выбрав вкладку «Сотрудники».
Добавление аванса
В соответствии с положениями ТК РФ, обязанностью работодателя является выплата заработной платы дважды в месяц. Чтобы установить дату авансовых платежей, выберите вкладку «Дополнительно» в разделе «Реквизиты».
Сумма аванса прописывается в личных карточках сотрудников, во вкладке «Зарплата».
Задачи, напоминающие о необходимости выплаты аванса, также будут формироваться в разделе «Отчетность». Нужно помнить, что в авансовых платежах НДФЛ не учитывается, поэтому найти его можно только в платежных поручениях, формируемых на оставшуюся часть заработной платы.
Сотрудники, оформленные по ГПХ или договору подряда
Персонал данной категории при заполнении раздела «Сотрудники» добавляется в отдельную группу.
После этого в профиле работника появится отдельный вспомогательный раздел ГПХ, в котором производится начисление вознаграждения, при этом день начисления, согласно закону, является и днем выплаты.
В отношении работников, оформленных по договору подряда, действует точно такой же порядок начисления и выплат НДФЛ и страховых взносов, как и для сотрудников, работающих по трудовому договору. Оплата взносов будет предложена системой в соответствующей задаче.
Платежные поручения на выплаты по налогу с доходов физических лиц, оформленных по ГПХ, группируются в отдельной задаче.
При этом нужно учитывать, что Эльба не сможет сформировать задачу, если вознаграждение сотруднику будет оформлено задним числом. Система посчитает, что расчет уже был произведен, из-за чего заниматься оформлением платежек придется вручную.
Оплата НДФЛ производится не позднее дня, следующего за днем расчета работника, оформленного по договору подряда. В том случае, если расчет осуществляется в общий день выплаты заработной платы, при начислении будет доступна опция «Вместе с зарплатой за…».
Добавление арендодателя, являющегося физическим лицом
В том случае, если предприятие арендует помещение у физического лица, оно, как налоговый агент, обязано провести удержание НДФЛ с выплачиваемой ренты. Для этого нужно внести данные собственника площади в раздел «Сотрудники», выбрав группу «по договору аренды».
Отражение ренты для системы производится
во вспомогательном разделе ГПХ.
Эльба проведет расчет суммы НДФЛ
и сформирует задачу по их оплате.
Начисление арендной платы задним числом, как и в случае с расчетом сотрудников, оформленных по договору подряда, является основанием, в соответствии с которым система определит процедуру как выполненную, и не сформирует платежные поручения.
Оплата НДФЛ производится не позднее дня, следующего за днем перечисления арендной платы. В том случае, если расчет осуществляется в общий день выплаты заработной платы, при начислении будет доступна опция «Вместе с зарплатой за…».
Добавление вычетов по НДФЛ
Для того, чтобы отразить в системе налоговый вычет, необходимо открыть личную карточку сотрудника, затем вкладку «Вычеты», после чего выбрать опцию «Добавить вычет». Система позволяет указывать только стандартные категории налоговых вычетов, как за сотрудника, так и за несовершеннолетних детей. Для получения иных вычетов рекомендуется обратиться в налоговую.
Предоставление вычета на детей автоматически ограничивается по достижении порогового значения дохода работника в 350 тысяч рублей.
В Эльбе отсутствует автоматический перенос вычетов по окончании календарного года. В связи этим нужно контролировать их добавление в начале нового года, параллельно проверяя, сохранилось ли у работника право на их получение.
Добавление больничного или пособия
Вкладка «Больничные/пособия» находится в личной карточке сотрудника. Используя ее, можно внести данные по больничным листам, а также декретным пособиям. Стоит учесть, что опция автоматического расчета компенсации по больничному отсутствует, однако вместо нее присутствует ссылка на профессиональный онлайн-калькулятор.
В том случае, если врачами было принято решение о продлении больничного, следует изменить дату окончания первого листа на итоговую дату выписки работника. Эта методика эффективна в том случае, если выплаты по больничным еще не были произведены, и сотрудник, вернувшийся в строй, принес все листы за один раз.
В том случае, если часть больничных уже оплачена, следует оформить новый больничный, а сумму, оплачиваемую работодателем, обнулить — это позволит избежать ошибок при формировании расчета страховых взносов.
Добавление отпуска
Вкладка «Отпуск» находится в личной карточке сотрудника. Там же представлена ссылка на онлайн-калькулятор, позволяющий точно рассчитать размер отпускных.
В соответствии с нормами ТК РФ, выплата отпускных должна производиться не позднее, чем за три дня до начала официального отдыха. В связи с этим рекомендуется заранее обновлять данные по сотрудникам, как только от них поступает соответствующее заявление. Это обеспечит своевременное формирование задачи, учитывающей не только выплату отпускных, но и налогового сбора.
Нередко работодатели привязывают выплату отпускных к дню выдачи аванса или заработной платы. Для этого достаточно отметить соответствующий пункт в личной карточке сотрудника.
Заполняя информацию об отпуске в профиле работника, следует обязательно указать реальную дату перечисления отпускных, поскольку этот показатель важен для формы 6-НДФЛ — отсчет срока перечисления налоговой выплаты начинается с последнего дня месяца, в котором была произведена выплата.
Для добавления отпуска без денежного содержания следует отметить соответствующий пункт в личной карточке.
Увольнение работника
Для оформления увольнения в системе необходимо выбрать профиль сотрудника и открыть соответствующую вкладку. В том случае, если данные по выплатам, включая больничные, отпуска и заработную плату, вносились исправно, Эльба автоматически произведет расчет компенсации за неиспользованный отпуск — иначе проводить подсчеты придется самостоятельно.
Нужно учитывать, что, если дата увольнения приходится на заключительный календарный день месяца, система может выдать некорректный результат, поскольку не примет его во внимание при расчете среднедневного дохода. Для исправления данной погрешности следует отметить пункт «Да, все», указав дату увольнения и скопировав количество неиспользованных дней.
После этого изменить выбор на «Нет, не все», установив датой увольнения первый день нового месяца и введя количество ранее скопированных дней отпуска, а затем скопировать сумму компенсации и вернуть верную дату, подставив полученные данные в соответствующее поле.
Задача по увольнению будет сформирована только в том случае, если увольнение оформляется текущей или будущей датой. Сумма, указанная в платежном поручении, отражает полный расчет.
Повторный прием сотрудника
Оформляя сотрудника, ранее уже работавшего в компании в предыдущие годы, достаточно продублировать его старую личную карточку, скорректировав данные по приему на работу. Если же работник оформляется второй раз за год, рекомендуется использовать специальную инструкцию.
