Содержание офиса требует регулярных затрат. Для эффективной работы сотрудников, руководителю следует обеспечивать их всем необходимым: оборудованием, канцелярскими принадлежностями, сервисами и системами. В статье расскажем, как и где выгодно приобретать товары, необходимые для содержания офиса и поддержания эффективного рабочего процесса.
Что необходимо приобрести для офиса?
Товары, необходимые для качественной работы офисных сотрудников определяются масштабом и видом деятельности организации. Однако, можно выделить некоторые товарные группы, которые регулярно приобретаются для любого офиса:
- Канцелярские принадлежности. К данной категории относятся различные ручки, карандаши, маркеры, папки, бумага для печати и многое другое. Все эти вещи прямым образом влияют на скорость бизнес-процессов. Важно, чтобы канцелярии всегда было в достаточном количестве и сотрудникам не приходилось бегать и искать потерянную ручку или закончившуюся бумагу для принтера. Следует заранее заказывать новые поставки канцтоваров, не дожидаясь пока их начнет не хватать.
- Мебель. Конечно, закупку мебели не нужно производить так часто, как канцелярии. Обычно ее приобретают перед открытием офиса, при переезде или перед расширением штаба. Также бывает, что мебель ломается или устаревает, а следовательно, нуждается в обновлении. Чаще всего для офиса заказывают компьютерные столы, стулья, тумбы. Если офис большой, также пользуются спросом диванчики и кресла для зон отдыха. Количество и разновидность мебели зависит от величины офиса, бюджета компании и запросов сотрудников и руководства.
- Компьютерное оборудование и техника. Компьютер, принтер, сканер прочее оборудование является неотъемлемой атрибутикой офисного персонала. Также работодатели могут приобрести проектор, шредер и прочую техничку, если планируется расширение или повышение уровня. Некоторые приобретают кофе машину и микроволновую печь для удобства своих сотрудников. Аналогично с мебелью, техника не нуждается в регулярном обновлении. Чаще всего ее покупают при открытии офиса или когда что-то ломается.
- Продукты питания и товары быта. Если планируется сделать полноценную кухню в офисе или зону для кофе-брейка, компании придется регулярно закупать кофе для кофе машины, чай, сладости, фрукты и другую еду и питье для сотрудников. Кроме того, эксплуатация кухни требует наличия салфеток, одноразовых стаканов и посуды, мыла, пакетов для мусора и других предметов быта, которые могут потребоваться для удобства работающих и поддержания порядка в помещении. Приобретение всех этих вещей обычно происходит в большом количестве и систематически.
Процесс организации закупки
Для обеспечения плодотворной работы сотрудников и бесперебойного функционирования организации все необходимые для работы товары должны быть всегда в наличии и в соответствующем количестве. Если фирма некрупная, имеющая порядка 40-50 штатных сотрудников, за регулярностью закупок и своевременностью поставок следит офис-менеджер. А если речь идет о более масштабном предприятии, такими вопросами занимается отдельно нанятый сотрудник- специалист по закупкам.
Сотрудник, ответственный за закупки выполняет следующие функции:
- выявляет необходимость в приобретении или замене тех или иных товаров, мебели, техники. А также следит за своевременной закупкой продукции, пользующейся постоянным спросом, типа канцтоваров.
- мониторит темпы расходования вещей. Задача специалиста добиться баланса между наличие товара у сотрудников, и отсутствием излишков.
- подбирает наиболее выгодных поставщиков.
- заключает договора на поставку и ведет весь документооборот.
- формирование бюджета для совместного планирования. Как правило это делается на несколько месяцев вперед.
Чтобы оптимизировать процесс закупок, нередко применяют метод складской аналитики. При котором специалист по закупкам имеет доступ к количеству оставшихся товаров. Это позволяет ему заранее совершать закупки, не достигая нулевого уровня остатков.
Для поиска поставщиков используют известные всем способы:
- самостоятельный поиск через интернет;
- поиск поставщиков через маркетплейсы;
- поиск с помощью электронных каталогов производителей.
В обязанности специалиста по закупкам помимо вышеперечисленного входит: мониторинг поставщиков на рынке, аналитика и сравнение текущих цен и качества товаров, возможности и наиболее выгодные варианты логистики.
Также перед тем, как заключить договор на поставку товара у определенного поставщика, будет не лишним проверить его на благонадежность и финансовое состояние. Это можно сделать с помощью юристов или воспользовавшись специальным сервисом, например «Контур.Фокус».
Процесс закупок товаров для офиса достаточно сложный, требующий определенных знаний и навыков. При масштабировании бизнеса, изменения касаются в том числе и закупок. Ведь вещей для оснащения и функционирования офиса потребуется больше и затраты возрастут. Справиться в возросшим объемом задам поможет, специалист по закупкам, который будет искать наиболее выгодных и надежных поставщиков, а также заниматься всеми вопросами документации.
Обязательно ли нанимать специалиста?
Прямыми обязанностями сотрудника, занимающегося закупками, является поиск подходящих поставщиков и постоянное обновление их базы. Также специалисты по закупкам или менеджеры, заключают договора и обмениваются документацией.
Конечно, специалист по закупкам выполнит эту работу более эффективно и быстро. Однако, не всегда целесообразно переплачивать менеджеру. Например, когда у вас в штабе работает всего 20-30 человек. В таком случае оптимальным решением для оптимизации закупок будет воспользоваться специальным сервисом, таким как «Контур.Витрина». Это В2В маркетплейс, предназначенный для поиска оптовых поставщиков и покупателей.
«Контур.Витрина» отображает всех поставщиков, которые согласны предоставить товар за указанную сумму, а также их систему налогообложения и регионы доставки. Вы можете воспользоваться удобными фильтрами для выбора наиболее оптимального поставщика. Кроме того, все сделки безопасны, вы можете не переживать за срыв поставки или потери денег.
