Выплата зарплаты наличными сотрудникам: когда можно, а когда рискованно
Разбираем, когда работодатель вправе платить зарплату наличными, какие документы для этого нужны — и почему ИП и ООО на АУСН делать этого не могут.
Выплата зарплаты наличными сотруднику: что важно понимать
Выплата зарплаты наличными сотруднику — не пережиток прошлого, а законный способ расчёта, которым до сих пор пользуются многие ИП и небольшие компании на УСН. Правда, бумажной работы здесь заметно прибавляется: одного желания работника получать деньги «на руки» недостаточно, а бизнесу на АУСН такой вариант вовсе недоступен — за него можно лишиться права на спецрежим. Дальше разберём, когда работодатель вправе платить через кассу, какие документы для этого понадобятся и почему предпринимателям на автоматизированной упрощёнке про кассовые выплаты персоналу лучше забыть сразу.
Вопрос всплывает у ИП-работодателей регулярно: кто-то стремится не платить банку комиссию за переводы, кто-то просто идёт навстречу сотруднику, попросившему деньги на руки. О том, в каких случаях подобный расчёт законен, а когда он оборачивается проблемами для работодателя, изданию «Клерк» рассказала судебный юрист компании «Хелп Консалтинг» Маргарита Чикунова.
Вправе ли работодатель выдавать зарплату наличными по просьбе сотрудника
Ключевой момент — что именно написано в трудовом договоре. Когда документ прямо закрепляет безналичную форму расчёта, простого заявления «хочу наличными» мало: в одностороннем порядке способ выплаты не меняется. Форма расчётов — это условие трудового договора, а изменить условие договора можно лишь по обоюдному согласию сторон, через допсоглашение.
Иначе обстоит дело, если договор изначально не определяет конкретный способ оплаты труда или стороны сразу выбрали наличные, — тогда рассчитываться через кассу работодатель вправе. Закон это не запрещает, однако требует грамотного оформления: с нужными документами и без ущерба праву работника получать деньги вовремя и в полном объёме.
Работает и обратное правило: раз трудовой договор закрепляет наличный расчёт, самовольно перевести сотрудника на карту работодатель тоже не может — снова понадобится допсоглашение. Сославшись на неудобство кассовых операций или желание сэкономить, отказать в выдаче денег «на руки» тоже нельзя: если стороны изначально выбрали именно такой вариант, отступление от него нарушит условия трудового договора.
В какие сроки нужно выдавать зарплату наличными
На сроки расчёта с работником способ выдачи денег — через кассу или на карту — никак не влияет, правила тут общие для всех. По ст. 136 ТК РФ зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, а точные даты аванса и окончательного расчёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном либо трудовом договоре. Итоговый расчёт за отработанный месяц должен пройти не позднее 15 календарных дней после его окончания.
Когда день выдачи выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, деньги нужно выплатить заранее, накануне, — сдвигать расчёт на более поздний срок запрещено. Для кассовых выплат это особенно важно: даже если кассир по графику работает только в будни, а нужная дата пришлась на субботу, зарплату всё равно придётся выдать в предыдущий рабочий день.
Какой пакет документов нужен при выдаче зарплаты наличными
Кассовый расчёт означает больше бумажной работы, чем перевод на карту, — именно поэтому многие ИП всё же выбирают безнал. Чтобы кассовые выплаты не вызвали вопросов у трудовой инспекции или налоговой, понадобятся:
- внутренний локальный акт — как правило, положение об оплате труда, — где закреплены дата, время и место выдачи денег;
- расчётный листок, который положен каждому работнику независимо от формы расчёта;
- приходный кассовый ордер по форме КО-1 — оформляется при поступлении наличных в кассу;
- расходный кассовый ордер формы КО-2 — при выплате одному сотруднику, либо платёжная ведомость — если получателей несколько;
- кассовая книга для фиксации всех операций с наличными деньгами.
Пропуск хотя бы одного из этих документов — типичный промах ИП, работающих без бухгалтера: возникает иллюзия, что раз деньги «из своего кармана», оформлять особо нечего. На практике именно отсутствие ПКО, РКО или ведомости чаще всего становится поводом для претензий при проверке.
Как правильно оформить наличную выплату зарплаты: пошагово
Чтобы кассовый расчёт впоследствии не обернулся проблемами на проверке, стоит двигаться по понятному алгоритму.
- Зафиксировать способ расчёта: если трудовой договор ещё не определяет, как сотрудник получает деньги, а стороны хотят наличные, — оформите допсоглашение к договору; если наличный расчёт предусмотрен изначально, отдельное заявление не нужно.
- Указать в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка точные дату, время и место кассовой выдачи денег.
- Начислить оплату труда, рассчитать НДФЛ и страховые взносы, подготовить расчётный листок с расшифровкой начислений и удержаний — его вручают сотруднику вне зависимости от способа расчёта.
- Составить платёжную ведомость по унифицированной форме Т-53 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — если деньги получают сразу несколько работников, либо расходный кассовый ордер КО-2 — при разовой выплате одному человеку.
- В установленный срок выдать деньги через кассу, получить подпись сотрудника (или его представителя по доверенности) в ведомости либо ордере.
- Отразить операцию в кассовой книге и сохранить весь пакет документов — он пригодится при проверке трудовой инспекцией, налоговой или банком.
Порядок ведения кассовых операций регулирует указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. На практике удобнее пользоваться уже привычными унифицированными формами Т-53 и КО-2 — так проще не упустить обязательные реквизиты, на которые проверяющие смотрят в первую очередь.
Может ли зарплату наличными за сотрудника получить другой человек
Случается, что работник не может лично явиться в кассу за деньгами — болеет, в командировке или отпуске. Тогда деньги вправе получить доверенное лицо, но исключительно по доверенности.
Особенность такой доверенности в том, что нотариальное удостоверение не обязательно. Согласно п. 3 ст. 185.1 ГК РФ доверенность на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, вправе удостоверить сам работодатель — организация, где трудится доверитель. То есть оформить документ можно прямо на работе, не обращаясь к нотариусу.
В доверенности указывают ФИО и паспортные данные сотрудника и представителя, срок её действия и конкретное полномочие — получить зарплату за определённый период. Выдавая деньги, кассир проверяет паспорт представителя, сверяет данные с доверенностью и делает в ведомости отметку с реквизитами документа — кем и когда он удостоверен.
Существует ли лимит суммы при выдаче зарплаты наличными
Прямого ограничения на сумму, которую можно выдать из кассы, законодательство не содержит. Однако, как отмечает Маргарита Чикунова, значение имеет не размер суммы, а происхождение наличных: сняты ли они со счёта организации или ИП в банке, либо получены напрямую как выручка от физических лиц. От этого зависит, какими документами подтверждать поступление и расход денег и не возникнет ли у проверяющих вопрос об их источнике.
Проще говоря, выдать зарплату наличными можно и на крупную сумму, но деньги должны быть «прозрачными» — с понятным происхождением и корректно проведёнными через кассовые документы.
Лимит наличных расчётов и риски для расчётного счёта
Предпринимателей нередко путают два разных ограничения, которые по-разному связаны с зарплатой. Лимит наличных расчётов 100 000 ₽ по одному договору, установленный указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У, касается расчётов между организациями и ИП друг с другом — скажем, между двумя предпринимателями по договору поставки. На выплаты физическим лицам-работникам это ограничение не действует: платить сотруднику наличными можно на любую сумму.
Отдельная угроза связана с контролем со стороны банка. В рамках антиотмывочного закона (Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ) банки анализируют операции клиентов и вправе запросить подтверждающие документы — платёжные ведомости, расчётные листки, кассовые ордера, штатное расписание, — чтобы убедиться, что снятые со счёта наличные действительно пошли на зарплату. Если таких документов нет либо суммы регулярных снятий не соответствуют масштабу бизнеса и числу сотрудников, банк вправе приостановить дистанционное обслуживание счёта, запросить пояснения или ограничить операции. Снизить этот риск помогает заранее собранный полный комплект кассовых документов на каждую выплату и отдельный учёт зарплатных снятий без смешивания с прочими расходами бизнеса.
Почему на АУСН запрещено платить сотрудникам наличными
Отдельная и самая важная ситуация касается ИП и ООО на автоматизированной упрощённой системе налогообложения. На АУСН наличный расчёт с сотрудниками под полным запретом: рассчитываться допустимо только безналичным способом, через банк.
Это правило закреплено федеральным законом от 25.02.2022 № 17-ФЗ, которым введён эксперимент с режимом АУСН. Если работодатель на АУСН всё же выдаст деньги из кассы, последствие одно — утрата права на спецрежим. Придётся перейти на общую систему налогообложения или обычную УСН и пересчитать налоги с начала месяца, в котором допущено нарушение — с 1-го числа этого месяца.
Для предпринимателя, выбравшего АУСН именно ради упрощённой отчётности и автоматического расчёта налога, такой пересчёт становится ощутимым ударом: придётся задним числом восстанавливать учёт, доплачивать налоги и сдавать декларации по режиму, к которому бизнес не готовился.
НДФЛ и страховые взносы при наличном расчёте с сотрудником
Способ выдачи денег — через кассу или переводом на карту — никак не меняет порядок расчёта НДФЛ и страховых взносов: правила общие. НДФЛ работодатель обязан удержать в момент фактической выплаты дохода и перечислить его в бюджет в общем порядке — в составе единого налогового платежа на едином налоговом счёте, подав в налоговую уведомление об исчисленных суммах.
Страховые взносы начисляют на всю сумму зарплаты по действующим тарифам вне зависимости от формы расчёта и тоже платят через ЕНП. Кассовая форма выдачи не освобождает от этих обязанностей и не сдвигает сроки — некоторые начинающие ИП ошибочно считают, что раз деньги не прошли через банк, отчитываться и платить с них налоги не нужно. Это заблуждение: обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ, а также начислить взносы возникает независимо от того, каким физически способом деньги дошли до сотрудника.
Что грозит работодателю за нарушение порядка и сроков расчёта
За задержку зарплаты или нарушение установленного порядка выплаты работодателю грозит материальная и административная ответственность, а в тяжёлых случаях и уголовная — независимо от формы расчёта, наличной или безналичной.
- Материальная ответственность. Согласно ст. 236 ТК РФ, начиная со дня, следующего за установленным сроком выплаты, и по день фактического расчёта включительно, за каждый день просрочки работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию — не ниже 1/150 действующей в этот период ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы.
- Административная ответственность. Ст. 5.27 КоАП РФ за невыплату, неполную выплату или нарушение установленных сроков выдачи зарплаты предусматривает предупреждение или штраф: для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽, для организаций — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении суммы штрафов заметно возрастают, а должностному лицу может грозить дисквалификация.
- Уголовная ответственность. Ст. 145.1 УК РФ допускает уголовную ответственность вплоть до лишения свободы, если зарплата не выплачивается полностью свыше двух месяцев или частично свыше трёх месяцев из корыстной или иной личной заинтересованности работодателя.
Пожаловаться на задержку или неправильное оформление выплаты работник вправе в трудовую инспекцию — в том числе через портал Онлайнинспекция.рф — либо сразу обратиться в суд. Поэтому даже при выдаче денег наличными важно не нарушать сроки и держать под рукой полный комплект подтверждающих документов.
Наличная и безналичная зарплата в разных налоговых режимах
Чтобы не запутаться, когда наличный расчёт с сотрудником допустим, а когда под запретом, удобно свести правила в одну таблицу.
| Ситуация | Можно ли платить наличными | Что важно учесть |
|---|---|---|
| ОСНО, УСН, патент — способ расчёта согласован сторонами | Можно | Требуются положение об оплате труда, расчётный листок, ПКО, РКО или ведомость, кассовая книга |
| В трудовом договоре закреплён безналичный расчёт, сотрудник просит наличные | Нельзя без допсоглашения | Изменить способ выплаты можно лишь по обоюдному согласию сторон трудового договора |
| ИП или ООО на АУСН | Нельзя | 17-ФЗ запрещает прямо; нарушение — утрата права на АУСН и пересчёт налогов с начала месяца нарушения |
Касса или карта: на что смотреть при выборе способа расчёта
Между наличными и переводом на карту выбирают не только ради удобства работника — есть ещё разница в документообороте, сроках и рисках для самого бизнеса.
| Критерий | Наличные из кассы | Перевод на карту |
|---|---|---|
| Документооборот | Положение об оплате труда, ведомость Т-53 либо РКО, кассовая книга | Платёжное поручение или зарплатный реестр для банка |
| Когда сотрудник получает деньги | В день выдачи, лично в кассе, по ведомости | Как правило, в день перевода либо на следующий банковский день |
| Доступность на АУСН | Запрещено законом | Единственный разрешённый способ |
| Риск вопросов банка по 115-ФЗ | Возрастает при частых крупных снятиях наличных | Минимален — операция полностью видна банку |
| Получение по доверенности | Допустимо, доверенность вправе удостоверить сам работодатель | Не нужна — деньги сразу зачисляются на счёт работника |
Частые вопросы
Можно ли получать зарплату наличными просто по заявлению сотрудника?
Нет, если трудовой договор уже фиксирует безналичный расчёт. Одного заявления мало — способ выплаты меняется только по соглашению сторон, то есть через допсоглашение к договору.
Какие документы обязательны при наличной выдаче зарплаты?
Минимальный набор: положение об оплате труда с датой, временем и местом выдачи денег, расчётный листок, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2) или платёжная ведомость, а также кассовая книга.
Есть ли лимит суммы зарплаты, которую можно выдать наличными?
Ограничения по сумме не установлено. Важен источник денег — сняты они со счёта в банке или получены как выручка от физлиц, — от этого зависит, какими документами подтверждать операцию.
Что случится, если ИП на АУСН выплатит сотруднику зарплату наличными?
Это прямое нарушение условий режима по 17-ФЗ. Последствие — утрата права на АУСН, переход на ОСНО или УСН и пересчёт налогов с начала месяца, в котором прошла наличная выплата.
Нужен ли расчётный листок при выплате зарплаты наличными?
Да, обязанность вручать расчётный листок с расшифровкой начислений и удержаний не зависит от способа выплаты — наличными или на карту.
Как правильно оформить ведомость на выдачу зарплаты наличными?
Обычно применяют унифицированную форму Т-53, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: в ней перечисляют сотрудников, суммы к выдаче и оставляют место для подписи о получении денег.
Может ли зарплату по доверенности получить другой человек за сотрудника?
Да. Доверенность на получение зарплаты вправе удостоверить не только нотариус, но и сам работодатель — это прямо разрешает п. 3 ст. 185.1 ГК РФ.
Распространяется ли лимит наличных расчётов 100 000 рублей на выплату зарплаты?
Нет. Этот лимит, установленный указанием Банка России № 5348-У, касается расчётов между организациями и ИП, а не выплат работникам — физическим лицам.
Какая ответственность грозит за задержку зарплаты, выплачиваемой наличными?
Компенсация за каждый день просрочки по ст. 236 ТК РФ, штраф по ст. 5.27 КоАП РФ, а при длительной невыплате из корыстной заинтересованности — уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ. Способ расчёта — наличными или на карту — на это не влияет.
Зависят ли НДФЛ и страховые взносы от способа выплаты зарплаты?
Нет, порядок исчисления и уплаты НДФЛ и взносов одинаков независимо от того, выдаются деньги наличными или переводятся на карту.
Итог: как не ошибиться с выплатой зарплаты наличными
Наличный расчёт с сотрудником законен, но требует точного соблюдения условий трудового договора, сроков по ст. 136 ТК РФ и правильного оформления кассовых документов — положения об оплате труда, ПКО, РКО или ведомости Т-53, кассовой книги. А для ИП и ООО на АУСН такой вариант вообще недоступен: закон обязывает рассчитываться с работниками только безналично, и любое нарушение оборачивается потерей спецрежима и пересчётом налогов с начала месяца нарушения.
Отдельно стоит помнить про сроки и ответственность: задержка зарплаты грозит компенсацией, штрафами, а в крайних случаях — уголовным делом независимо от способа расчёта, а регулярные крупные снятия наличных со счёта способны привлечь внимание банка в рамках антиотмывочного контроля. Чтобы не отслеживать вручную, какие кассовые документы нужны в конкретной ситуации и не нарушают ли выплаты условия спецрежима или сроки по ТК РФ, удобно вести зарплату и отчётность в одном сервисе. Контур.Эльба — онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО на УСН, патенте и АУСН — подскажет, что оформить, поможет рассчитать зарплату, НДФЛ и взносы, а также сдать отчётность за сотрудников вовремя, снижая риск случайно нарушить условия своего налогового режима.
