Как работать с сотрудниками?

Перед тем как начать, нужно указать реквизиты в разделе «Сотрудники».

Эльба автоматически подготовит отчетность, произведет расчет обязательных платежей с учетом начислений. Последние нужно регулярно указывать в разделе «Сотрудники».

Работники по трудовому договору

За каждого такого работника необходимо уплачивать налог (НДФЛ). Это же касается взносов (пенсия, медицина и т.д.). Дополнительно потребуется уплачивать взносы на травматизм. Величина налога зависит от того, каким является статус кадра (резидент или нет). Величина взносов определяется с учетом льгот.

«Эльба» рассчитывает налог на доходы физических лиц и взносы автоматически при условии указания необходимых реквизитов и других данных. Все сведения, касающиеся расчетов, можно найти в личных карточках работников.

Изображение

В конце каждого месяца в «Отчетности» появляются специальные задачи с платежными документами.

В разделе «Отчетность» можно найти «Задачи на будущее» (внизу). Они связаны с отчетностью.

Если работников нет, при этом возникают лишние задачи, достаточно снять метку напротив строки «Я зарегистрирован как работодатель».

Добавление аванса

Закон требует от работодателей выплачивать сотрудникам заработную плату дважды в месяц. По данной причине в «Эльбу» необходимо добавить авансы. Нужно обратиться к «Реквизитам», далее перейти в раздел «Сотрудники» и поставить галочку в строке «Выплачивать авансы».

Изображение

Размер авансовых выплат для отдельных работников можно установить, если обратиться к «Сотрудникам», выбрать нужного и перейти в «Зарплату».

Изображение

Раздел «Отчетность» станет включать в себя задачи по авансовым выплатам. Налог при таких операциях не уплачивается. Все осуществляется в конце каждого месяца. Соответствующие задачи будут отражаться при выплатах.

Работники по договору подряда или ГПХ

В «Эльбе» таких работников нужно указать в «Сотрудниках» (потребуется поставить галочку в строке «ГПХ или договор подряда»).

Изображение

В карточке конкретного кадра появится дополнительный раздел. В нем нужно указывать данные по начислениям. День последних должен совпадать с датой выплаты.

Изображение

За таких работников (подряд и соглашения ГПХ) нужно уплачивать НДФЛ. То же касается взносов (пенсионные и т.д.), но в случае, когда конкретным соглашением предусмотрены соответствующие пункты.«Эльба» предложит уплачивать взносы в рамках общих задач.

Изображение Изображение

Начисления задним числом приводят к тому, что задачи не появляются. Система посчитает, что расчет уже имел место. В такой ситуации платежные документы нужно подготовить вручную.

Изображение

Уплата налога должна быть осуществлена не позже дня, который следует за датой фактического расчета.Если дело касается соглашения ГПХ, расчет осуществляется в день выплаты заработанных денег, нужно выбрать «Вместе с зарплатой за…». Платежные документы будут сформированы в общей задаче.

Добавить вычет по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)

Нужно обратиться к разделу «Сотрудники», выбрать нужного, а после перейти к «Вычетам» и добавить требуемый.

«Эльба» дает возможность использовать стандартные вычеты (за себя или ребенка). В иных требующих этого ситуациях рекомендуется идти в налоговую.

Нюанс: если доход претендента на вычет превышает 350 тысяч, часть льготы (на ребенка) перестает быть актуальной по закону.

Следует помнить, что сумма вычета не переходит от года к году. По данной причине нужно добавлять данные ежегодно.

Добавить отпуск по больничному листу

Нужно обратиться к «Сотрудникам», выбрать нужного, а после поработать с «Больничными/пособиями».

Программа не может рассчитывать выплаты самостоятельно. Однако при добавлении сведений станет доступна ссылка на специальный калькулятор.

Изображение

При продлении листа нужно изменить дату выписки в «Эльбе». Это потребуется сделать, если выплата еще не осуществлена или при условии, что сотрудник принес несколько листов сразу.

Если выплата осуществлена, продление оплачивается отдельно, можно завести новый больничный. Для корректного формирования взносов нужно обнулить сумму выплаты за счет работодателя. Сделать это можно вручную.

Изображение

Добавить ежегодный оплачиваемый отпуск

Нужно перейти в раздел «Сотрудники», выбрать нужного, а потом обратиться к «Отпускам».

Для расчета можно использовать специальный калькулятор.

Законом установлено, что деньги сотрудник должен получить не позже чем за 3 дня до начала законного отдыха. По данной причине все сведения в «Эльбу» нужно вносить заранее. В «Отчетности» будет сформирована дополнительная отдельная задача.

Изображение

Некоторые работодатели переводят сотрудникам отпускные и раньше. Можно прибавить сумму к заработной плате, например, если между датами начала отпуска и выплаты 4-5 дней.

В «Эльбе» нужно отметить данное намерение. Потребуется поставить галочку напротив «Выдать вместе с зарплатой».

Изображение

Если указать отпуск текущей датой или «вбить» данные за прошедшую, задача в «Отчетности» не будет сформирована. Программа посчитает, что расчет уже имел место. В такой ситуации платежные документы нужно подготовить самостоятельно.

При добавлении отпуска в поле «Дата выплаты отпускных» (есть в карточке работника) нужно указать реальные данные. Это необходимо с точки зрения формирования 6-НДФЛ, потому как день перечисления налога с отпускных является последним в месяце, когда осуществляется выплата.

Изображение

Поле «Без содержания» используется для случаев, когда сотрудник уходит в отпуск за свой счет.

Увольнение сотрудников

В конкретной карточке для этого нужно установить отметку «Уволить». Если в программе все отпуска и больничные, а также зарплаты отражались верно, компенсация за отпуск будет рассчитана автоматически. В ином случае нужно все считать самостоятельно.

В месяце увольнения авансовая выплата должна быть переведена из процентного выражения в рубли.

При увольнении работника последним днем месяца автоматический расчет может стать некорректным. «Эльба» может просто не учесть доход текущего периода.

Исправить ситуацию можно так:

  • Датой увольнения нужно выбрать последний день месяца;
  • Число дней отпуска, который не использован, потребуется скопировать.
Изображение

Далее нужно выбрать «Нет, не все», а после:

  • Указать день, когда имело место увольнение. Это начало следующего месяца;
  • Ввести скопированные данные (дни отпуска, который не был использован);
  • Скопировать автоматически рассчитанную компенсацию.
Изображение

Теперь останется указать фактическую дату, когда работник был уволен. Это последний день месяца. В завершение потребуется подставить корректную компенсацию.

Изображение

В «Отчетности» появится дополнительная (новая) задача, если указана текущая дата увольнения или та, которая только наступит.

Если работник уволен задним числом, платежные документы потребуется подготовить самостоятельно.

Сумма в задаче отражает расчет. Это компенсация и зарплата.

Узнать о необходимых для увольнения документах вы можете в другой статье.

Как принять сотрудника повторно

  1. Человек уволился в прошлом году, в текущем устраивается вновь. В таком случае достаточно завести дубль карточки и указать дату повторного трудоустройства.
  2. Человек уволился и устраивается обратно в текущем году. В таком случае нужно следовать инструкции.

Давайте начнем работать!

8 (495) показать...

г.Москва, Селезнёвская улица, д.11А стр.2, офис 4

Начните работать в самом удобном, надежном и простом сервисе для предпринимателей!

Бесплатный доступ

Время начать работать с Контур.Эльбой

Другие новости