Как в Эльбе сдавать бухгалтерскую отчетность?

Терминология Эльбы

Хозяйственные операции:

Любая подтвержденная документами регулярная деятельность компании – закупки, продажи, услуги населению, выплата зарплаты и т.п.

Счета:

Стоимостные показатели продаваемых и покупаемых товаров, услуг, зарплаты сотрудников, подтвержденные документами и отражающие хозяйственную деятельность. К счетам относятся накладные, платежки, различные акты. Министерство финансов определяет номенклатуру счетов, каждому виду присвоен определенный номер. Например, счет № 20 – основное производство, счет № 86 – целевое финансирование.

Проводки:

Этот показатель обозначает суммы, которые переходят с одних счетов на другие. Например, если от поставщика пришел товар на сумму 100 тыс. руб., эти деньги проводятся по схеме дебет-кредит, где дебет – это поступающие на счет деньги, а кредит – списываемые со счета.

Оборотно-сальдовая ведомость:

Так называется сводная таблица, в которой указаны все расходы и поступления, а также оборот предприятия за определенный период.

Указание данных бухгалтерской отчетности за прошедшие годы

Если отчетность за прошлые голы сдана не в Эльбе, есть возможность загрузить ее в Эльбу. Это можно сделать следующими способами:

• Если отчеты сдавались в электронном варианте, нужно загрузить файл отчетности в xml-формате.
• Если имеется только бумажная форма, можно перенести данные из нее в Эльбу. Данные в электронном сервисе указываются без указания тысяч. Например, если выручка составила 350 000 руб., в нужной графе ставится просто 350.
• Подготовить данные за два года. Если потеряли бухотчётность, придётся составить её заново. Нажмите на ссылку на плашке справа.

Два первых способа требуют указания остатков на 1 января предшествующего года. Их можно уточнить в оборотно-сальдовой ведомости. Эльба подскажет, как ее найти. Сумма остатков является отправной точкой для составления новой отчетности. При расхождении сумм остатков в предыдущей и новой отчетностях система предупредит о некорректных данных.

Если потребуется указания на уставные капиталы учредителей, в разделе «Сотрудники» нужно будет добавить этих учредителей. При наличии кредитов для ведения бизнеса следует заполнить графы по оставшимся выплатам по этим кредитам. При этом потребуется уточнить сумму задолженности банку по состоянию на 1 января прошедшего года.

Проверка данных по заработной плате

Если в течение года отчеты по выплаченной зарплате уходили в органы контроля, эти сведения могут использоваться для бухгалтерской отчетности.

Проводка будет подготовлена Эльбой, но нужно проверить:

• Закрыты ли все вопросы в разделе «Отчетность» по работникам компании за прошлый год;
• Отражены ли отпускные и больничные выплаты в карточках сотрудников;
• Учтены ли полученные сотрудниками налоговые вычеты в карточках;
• Указаны ли работники, которых нанимали временно для разовых услуг (по договору ГПХ). В этой категории отмечают и подрядчиков. Для проверки нужно зайти в раздел «Деньги» и посмотреть данные по операции «Выплата сотруднику»;

Что делать, если в ходе проверки выявлены ошибки:

• При занижении сумм взносов и налогов придется доплатить;
• Если обнаружена переплата, то излишек просто перейдет на следующий год. Но нужно будет написать заявление в налоговую службу о возврате переплаты;
• При обнаружении ошибок в отчетности о сотрудниках придется эту отчетность пересдать.

У работодателей нередко возникает проблема: как быть, если декабрьская зарплата сотрудникам выплачена в январе. В этом случае получается, что в отчетности фиксируется общегодовой долг по зарплате. Но этот долг закрывается сразу после выплаты первой зарплаты, поэтому ничего опасного в этой ситуации нет.

Эльба помогает организации работы с товарами

Раздел «Товары» предоставляет большие возможности по обработке товарной массы. Здесь отражаются все основные операции – покупка, продажа, перепродажа, использование по назначению, списание, инвентаризация.

Эльба сможет определить беспорядок в ведении товарооборота и предупредить пользователя. В сервисе имеется возможность исправить недостатки и оптимизировать товарный учет в сжатые сроки и без особого труда.

Эльба подскажет, что конкретно нужно сделать, например, указать единицы учета товара, объединить одинаковые позиции, провести поступление или списание товара.

Если ранее отчетность сдавалась в другой электронной системе или в бумажном виде, товары с 1 января прошлого года вставляются в раздел «Укажите остатки по товарам и материалам». Имущество и денежные средства, внесенные в уставной капитал, учитывать не нужно.

Как добавить товар:

• При покупке товара во входящей накладной отражается его оплата в разделе «Деньги». Если этого не сделать, в отчетности будет отражен долг поставщику.
• При выдаче подотчетных денег сотруднику это указывается в графе «Выдача денег под отчёт» по авансовому отчету.
• По акту приемки отражается товар, который изготовлен самой компанией или возвращен покупателем.

Как списывать товары:

• Если товар продан другому юридическому лицу, то списание производится в разделе «Товары», подраздел «Отгрузить».
• При розничной продаже – раздел «Списать», подраздел «Продали в розницу».
• Если списывается пришедший в негодность товар, также в разделе «Списать» нужно будет войти в подраздел «Использовали» и отметить тип расхода «испорчено».
• Использованный товар также проводится через раздел «Списать», выбирается тип расходования – хозяйственный или производственный.
• Возврат поставщику также проводится через «Списать». Выбирается подраздел «Использовали» и отмечается возврат поставщику.

Если причиной проблем с товарной отчетностью является беспорядок в инвентаризации, в Эльбе имеется возможность исправить положение. В разделе «Товары» есть услуга проведения инвентаризации. Если обнаруживаются несоответствия в документах, придется добавить документы, на основании которых расхождения будут устранены.

Приберитесь в документах и деньгах

Какие документы добавлять:

В Эльбу добавляются по любой сделке наиболее значимые документы, к каковым относятся УПД, авансовые отчеты, накладные и различные акты. В карточке контрагента создается акт сверки, в котором отражаются входящие или исходящие документы по сделкам. С помощью этого акта можно легко определить, какого документа недостает, что нужно добавить.

В бухгалтерскую отчетность не нужно добавлять счета и договоры, поскольку они не относятся к первичным документам.

Все документы бухгалтерской отчетности должны иметь статус «подписан». Если окажется неподписанный документ, Эльба потребует подтвердить его текущий статус.

На бухотчётность влияют только документы со статусом «подписан». Статусы всех неподписанных документов Эльба предлагает проверить на шаге «Укажите актуальный статус у документов».

Как проверить типы операций:

Простейший способ отражения платежей – настройка интеграции Эльбы с онлайн-кассой и банком. Ее можно произвести в разделе «Реквизиты». Список платежей обычно проверяется ежеквартально перед оплатой УСН.

Эльба автоматически определяет тип платежа, но на всякий случай в это поле нужно проверять.

Что делать, если остатки отрицательные:

Разница в показаниях Эльбы и остатками по банку и онлайн-кассе может произойти в следующих случаях:

• Платеж размещался в сервисе вручную и автоматически. Тогда он пройдет дважды. Нужно просто удалить ручной платеж, который отмечен в списке символом карандаша.
• Сверка остатков производилась по разным датам. Нужно будет уточнить даты в строке, расположенной после списка платежей.
• Неверно был указан начальный остаток, когда загружалась первая выписка. Придется отредактировать остаток, используя фильтр «За период». Конечную дату нужно уменьшать до тех пор, пока остаток не сойдется.

Один из способов выяснить, почему разошлись остатки — в фильтре «за период» уменьшать конечную дату, пока остаток не станет правильным.

Укажите информацию об учредителях

При редактировании документации за два года или прошлогодней регистрации появляется это требование. Нужно добавить в раздел «Сотрудники» всех учредителей. Это делается следующим образом:

Добавьте всех учредителей в разделе «Сотрудники»:

• Если учредитель не работает в данной организации, нужно будет указать дату регистрации ООО и поставить галочку в строку «Учредитель получает дивиденды», при этом не имеет значения, является учредитель физическим или юридическим лицом;
• Если директор одновременно является и учредителем, помимо указанной выше галочки нужно отметить еще «Трудовой договор» с указание даты подписания этого договора.

Заплатите налог и отчитайтесь по УСН

Налог по упрощенной системе налогообложения (УСН) оплачивается перед сдачей бухотчетности, поскольку в ней он должен быть отражен. Если по каким-то причинам сдача налоговой декларации откладывается, то в разделе «Отчетность» следует найти подраздел «Заплатите налог и отчитайтесь по УСН», заполнить его, но на последнем шаге не наживать кнопку отправки отчета. В этом случае шаг уйдет из очередности выполнения задач, но бухгалтерская отчетность будет завершена.

Однако следует помнить, что оплачивать УСН и сдавать по нему отчет рано или поздно все равно придется.

Оформите бухгалтерские справки

Стандартные операции проводятся Эльбой автоматически без вмешательства бухгалтера. К таковым операциям относятся арендная плата, выплаты работникам компании, денежные переводы контрагентов и т.п.

Если же возникает нестандартная ситуация, бухгалтерскую справку придется оформить самостоятельно. В справке указываются конкретные суммы и счета, по которым проводились операции. Но Эльба поможет правильно составить справку.

Бухгалтерские справки в Эльбе составляются следующим образом:

• При подсчете амортизации основных средств производства эти средства добавляется в Эльбу в качестве простого товара, затем указывается дата ввода средства в эксплуатацию. Для этого через раздел «Товары» нужно дойти до подраздела «Счет бухучета» под номером 01. Амортизацией называется списание части стоимости средства производства в соответствии с его износом. Выбрать операцию «Начисление амортизации по основным средствам» и подсчитать амортизацию самостоятельно, после чего создать на конец месяца бухгалтерскую справку
• При получении от клиента или контрагента денег нужно обязательно указать, какая услуга оказана или какой товар поставлен в ответ. Если отсутствуют закрывающие документы, то система выдает наличие долга. Чтобы его закрыть, следует представить бухгалтерскую справку с помощью операции «Списание долга перед клиентом». Заказчик в этом случае проводит операцию «Списание долга поставщика». Эти операции придется проводить при работе с контрагентом без накладных.

• Если оплата производится банковской картой, выставляется соответствующая бухгалтерская справка. Если клиент является физическим лицом и накладные ему не выставлялись и не принимались, то Эльба такую операцию учитывает автоматически, потребности в бухсправке нет.
• «Продажа через агента товаров и услуг населению». Эта справка применима в случае, если клиенты являются физическими лицами, которым не выставлялись накладные.
  — «Продажа через агента товаров и услуг населению». Если ваши покупатели — физлица, которым вы не выставляли акты и накладные в Эльбе.
  — «Продажа через агента товаров и услуг клиентам». Справка составляется, если клиентам выставлялись накладные и акты с добавлением в Эльбу. В списке номенклатуры счетов агент будет под номером 76, а покупатель, которому выставлен счет, – под номером 62.
  — «Списание себестоимости товаров, проданных агентом». Такая справка списывает в расход себестоимость реализованных товаров. Если при отгрузке товара агенту в Эльбе размещался акт списания, в разделе расчета «Другое» выбирается счет 45. Если же акт не создавался, товар списывается как ушедший в розницу, отчет размещен в разделе «Товары».
• «Продажа товаров и услуг принципала по агентскому договору». Такой вид справки подойдет, например, туристическому агентству. Здесь будут две проводки. В первой нужно указать принципала и вознаграждение агенту. Во второй – клиента, полученные от него деньги, принципала.
• «Покупка товаров и услуг для принципала по агентскому договору». Такой тип справки нужен тем, кто оказывает услуги или реализует товары как агент. Примером является размещение рекламы. В первой проводке указывается принципал и его вознаграждение, во второй – сумма оплаты поставщику покупки для принципала.

Сверка долгов

После того, как все операции по хозяйственной деятельности компании подтверждены документами, Эльба просчитывает итоговые суммы задолженностей по сотрудникам и контрагентам. Становится окончательно ясно, какие долги имеет компания, кто и сколько должен ей. Сверка долгов позволяет создать реальную картину взаимных финансовых обязательств.

Но может оказаться, что выставляются непонятно откуда взявшиеся долги. Если таковое произошло, нужно в Эльбе кликнуть по строке контрагента и просмотреть категории расчетов. Если неясно, на основании чего начислен долг, нужно нажать кнопку «Показать документы». Подсказки системы помогут разрешить недоразумения.

Если вы обнаружили несуществующие долги, кликните по названию контрагента в списке и посмотрите расчёты по категориям. Также нажмите «Показать документы». Всплывающие подсказки помогут разобраться.

Формирование бухгалтерской отчетности

После загрузки всех данных остается только кликнуть на кнопку «Сформировать». В считанные секунды будет готова бухгалтерская отчетность в полном виде.

При просмотре оборотно-сальдовой ведомости пользователь может обнаружить выделенные красным цветом счета. Это означает, что в них закрались ошибки. Чаще всего они результат недостаточной внимательности пользователя.

При пользовании Эльбой следует учесть, что все денежные операции фиксируются дважды – поступление и списание. При переводе денег между счетами, также следует этот перевод указать два раза – один раз как получение, второй – как списание. Если проводка денег отражена только один раз, система неизбежно выдаст ошибку.

Если получился отрицательный остаток по иным причинам (что бывает очень редко), Эльба дает возможность обнаружить, где закралась ошибка, и исправить ее.

Все указанные шаги по составлению бухгалтерской отчетности позволят быстро и качественно выполнить работу, которая без электронного сервиса Эльба заняла бы намного больше времени и сил.