Главное
- С 1 сентября 2026 года все перевозочные документы внутри России станут электронными. В обязательном порядке оформляют ЭТрН, электронные заказы-заявки и экспедиторские документы.
- Работать с документами будут через аккредитованных операторов ГИС ЭПД (например, Контур.Логистика). Бумажные накладные останутся только для исключительных случаев.
- Каждая перевозка теперь прослеживается по электронной транспортной накладной с QR-кодом. В ней фиксируются любые изменения — маршрута, водителя или транспортного средства.
Что произошло
Массовый переход на цифру в грузоперевозках начался с принятия Федерального закона № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Теперь на каждом этапе перевозки оформляют только электронные документы. Из них сразу видно, кто везёт груз, куда и по какой цене.
Электронный документооборот призван бороться с «серыми» схемами. Информация о заказчике, перевозчике, водителе и маршруте попадает в цифровую систему. Потерять накладную или изменить условия задним числом больше не получится.
Новые правила с 1 сентября 2026 года
Изменения затрагивают всех участников грузоперевозок: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Отраслевых исключений больше нет. Неважно, что вы перевозите — щебень, продукты или кирпичи, — с 1 сентября оформляете только электронные документы:
- Электронную транспортную накладную (ЭТрН), которая сопровождает груз от погрузки до выгрузки.
- Заказ (заявку) на перевозку, где фиксируется, что везём, откуда, куда и по какой цене.
- Экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки.
- Железнодорожную накладную для перевозок по железным дорогам.
- Грузовую накладную на авиаперевозки.
Документы оформляют через аккредитованных операторов государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). В перечень таких операторов входит, например, сервис «Логистика» от Контур.Диадока.
Нововведения касаются только перевозок внутри России. Международные рейсы по CMR-накладным оформляются по-прежнему. Но если груз идёт в другую страну, на участке по территории РФ всё равно потребуется ЭТрН.
В редких ситуациях разрешено использовать бумажные документы — Минтранс уже утвердил перечень исключений. Однако если вы занимаетесь коммерческими перевозками, готовиться к ЭДО нужно уже сейчас.
К чему готовиться экспедиторам
Долгое время многие экспедиторы работали в «серой» зоне. Государство намерено обелить рынок и убрать из него сомнительных исполнителей.
Новые требования для транспортно-экспедиционной деятельности
В 2026 году появится реестр экспедиторов. Попасть в него нужно до начала работы. В реестр включат организации и ИП, у которых нет неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления.
Ещё одно условие — соблюдение правил. В реестр не внесут, если экспедитора два и более раза за последний год привлекали к административной ответственности за нарушения в сфере грузоперевозок. В зону риска попадают:
- нарушения правил перевозки грузов, в том числе крупногабаритных и тяжеловесных;
- нарушения при перевозке опасных грузов;
- несоблюдение требований к тахографам;
- другие нарушения в области транспорта.
По новым правилам ответственность экспедиторов расширяется — они становятся контролёрами отрасли. Нужно проверять, есть ли у клиента разрешение на перевозку ограниченных в обороте грузов. Если разрешения нет, необходимо сообщить об этом в правоохранительные органы.
К ограниченным в обороте грузам относятся опасные товары, оружие и боеприпасы, наркотические и психотропные вещества, ядовитые вещества, драгоценные металлы и камни.
Помимо легализации деятельности экспедиторов, правительство позаботилось о безопасности заказчиков. Все документы и информация по перевозкам должны храниться три года с момента окончания договора. Использовать зарубежные сервисы для этого запрещено.
Ключевое условие: принятие груза во владение
На первый план выходит принятие груза во владение экспедитора. Это не значит, что каждую партию придётся размещать на своём складе — можно вообще работать без склада. Главное — юридически подтвердить свою ответственность за груз на время перевозки.
Чтобы принять груз во владение, составляют экспедиторскую расписку. По ней экспедитор владеет грузом до передачи клиенту или грузополучателю. На основании расписки он может фигурировать в ЭТрН в роли грузоотправителя с пометкой «является экспедитором».
Без расписки заключать договоры и составлять транспортные документы нельзя — это риск. Если что-то произойдёт, экспедитор не сможет доказать своё участие в сделке.
Если есть свой склад и на нём размещают полученный груз (например, до погрузки на машину), составляют складскую расписку. Она подтверждает принятие на складское хранение, но не является обязательной для составления ЭТрН.
Как зарегистрироваться в реестре участников транспортно-экспедиционной деятельности
Реестр работает на платформе «ГосЛог» под управлением Минтранса РФ. Уведомления принимают с 1 марта через подтверждённые аккаунты на Госуслугах. Для подачи нужна электронная подпись.
Действующим экспедиторам на регистрацию дали 60 дней — до 30 апреля 2026 года. Если вы только планируете оказывать экспедиторские услуги, подайте уведомление до начала работы.
Заявку проверяют в течение одного рабочего дня. Если потребуются уточнения, срок увеличивается до 7 дней. В реестр попадают полное и сокращённое наименование экспедитора (или ФИО ИП), ОГРН/ОГРНИП, ИНН, адрес, контакты и виды услуг по ОКВЭД. База открытая — любой желающий может проверить, соблюдает ли экспедитор правила.
По желанию можно добавить в реестр регион работы, сведения о страховании грузов, ссылку на сайт. Чем больше информации, тем больше доверия вы вызовете у клиентов.
Как всё будет работать
Чтобы разобраться, как придётся работать с электронными документами, посмотрим путь перевозки от заявки до выставления счёта.
От договорённости к делу: электронный заказ-заявка
Всё начинается с электронного заказа-заявки, который фиксирует обязательства сторон. На его основе потом формируют ЭТрН.
Форма состоит из двух частей — титулов. В первом заказчик (грузоотправитель) указывает:
- информацию о грузе — что именно, в каком объёме и количестве нужно перевезти;
- адреса и время — где и когда принимать груз, куда доставлять;
- требования к машине — какой транспорт подойдёт для перевозки.
Во втором титуле перевозчик на основе данных заказчика указывает:
- кто повезёт груз — данные водителя;
- на чём повезут — информацию о ТС;
- сколько это стоит.
Оба титула подписывают электронной подписью на физическом носителе или через приложение «Госключ».
Жизненный цикл электронной транспортной накладной (ЭТрН)
Весь путь груза прослеживается по ЭТрН. Документ состоит из титулов, которые заполняют разные участники перевозки. Разберём по порядку.
Погрузка (Титулы 1 и 2)
В первом титуле грузоотправитель фиксирует:
- данные о сторонах перевозки — кто отправляет, кто везёт, кто получает;
- маршрут — откуда и куда едем;
- информацию о грузе — что именно везём, в каком количестве и объёме;
- сведения о водителе и ТС.
Если перевозку организует экспедитор, он становится грузоотправителем и заполняет Титул 1. В разделе «Заказчик услуг» указывают реального владельца груза.
Во втором титуле перевозчик подтверждает, что принял груз, проверил его состояние и зафиксировал время погрузки. Есть два варианта оформления.
В первом случае водитель через мобильное приложение с помощью простой электронной подписи согласовывает документ. Затем документ приходит логисту или диспетчеру, который ставит КЭП компании. Это оптимальный вариант: подпись водителя подтверждает его участие. Если груз повредится, подпись станет доказательством, что груз принят без замечаний или, наоборот, с зафиксированными проблемами.
Во втором случае водитель не ставит подпись, документ сразу уходит логисту или диспетчеру. Ответственность водителя размывается. Если что-то случится, доказать его вину не получится, и отвечать будет компания-перевозчик.
Дорога (QR-код)
После подписания первого и второго титулов информация попадает в ГИС ЭПД. Если система не находит ошибок, формируется уникальный QR-код, который заменяет бумажную транспортную накладную.
При остановке водитель показывает QR-код инспектору ГИБДД. Тот сканирует код и видит всю информацию о перевозке: отправитель, перевозчик, груз, маршрут.
Если в пути что-то меняется, в ЭТрН вносят изменения, и QR-код обновляется автоматически. Не нужно получать новый бумажный документ или возвращаться на склад для переоформления. Актуальная версия накладной всегда под рукой у водителя.
Для показа QR-кода интернет не нужен. Приложение сохраняет его в кэше, когда водитель ещё на складе и есть доступ к сети. Даже если машину остановят в глухом лесу, QR-код откроется за пару секунд.
Выгрузка (Титулы 3 и 4)
Когда машина доезжает до места, грузополучатель в третьем титуле фиксирует:
- дату и время фактической выгрузки;
- состояние груза — соответствует ли заявленному, есть ли повреждения;
- количество — полная приёмка, частичная или отказ.
Если что-то пошло не так, это указывают прямо в документе. Например, расхождение по количеству или массе, повреждение груза. С учётом проблем грузополучатель может частично принять груз или отказаться от него. Для убедительности система позволяет прикрепить к ЭТрН реквизиты акта расхождения.
После выгрузки перевозчик в четвёртом титуле указывает, что доставил и передал груз. Это финальная точка, после которой перевозка считается завершённой.
Внесение изменений и закрытие сделки (Титулы 5–8)
Для корректировок в ЭТрН предусмотрены титулы 7 и 8. Седьмой заполняют, если меняется адрес выгрузки. В нём указывают:
- новый адрес;
- дату и время принятия решения;
- причину изменения маршрута.
В восьмом титуле меняют водителя или транспортное средство — например, когда машина сломалась, человек заболел или понадобилась перегрузка на другое ТС. В титуле указывают:
- данные нового водителя;
- информацию о новом ТС;
- причину замены;
- время и место передачи груза.
Титул 5 заполняет перевозчик после выгрузки. В нём указывают окончательную стоимость. Сумма может отличаться от изначальной в заказе-заявке, например, если понадобились дополнительные услуги, были простои или менялся маршрут.
Заказчик подписывает Титул 6, если согласен со стоимостью. Если что-то не устраивает, он отказывается и запрашивает корректировку. После согласования этих титулов перевозчик выставляет счёт на свои услуги и делает закрывающие документы.
Информацию о стоимости видят только стороны договора перевозки — заказчик и перевозчик. Если грузоотправитель и грузополучатель не являются заказчиками, суммы они не видят.
Роли в ЭДО: кто есть кто в цифровом формате
От роли в перевозке зависит, где организацию или ИП указывают в документах и какие титулы подписывать. Разберём три основные фигуры.
Перевозчик
Перевозчик — это организация или ИП, которые непосредственно перевозят груз. Не путайте с экспедитором: перевозчик ничего не организует, а только исполняет — на своём или арендованном транспорте.
Транспортное средство должно быть в собственности, аренде, лизинге или безвозмездном пользовании. Это закреплено в законе. Иначе перевозчиком быть нельзя.
В ЭТрН перевозчика указывают в разделе 6. Он подписывает Титул 2 после погрузки и Титул 4 после выгрузки. Если во время перевозки что-то меняется, заполняет и подписывает Титул 8.
Экспедитор
Экспедитор — это организатор перевозки. Сам он не перевозит, но отвечает за то, чтобы груз вовремя забрали, довезли в целости и передали получателю.
Чтобы экспедитор фигурировал в документах, оформляют экспедиторскую расписку. Она юридически подтверждает, что он принял груз во владение и несёт за него ответственность до выгрузки.
В разделе 1 ЭТрН указывают реквизиты экспедитора и договора транспортной экспедиции. Он же подписывает Титул 1.
Агент
Агент — это посредник, который ищет перевозчика для клиента, но не организует перевозку и не принимает груз. Он просто сводит стороны и получает комиссию за посредничество. Дальше заказчик и исполнитель работают напрямую. В отличие от экспедитора, агент не несёт ответственности за груз.
Поскольку роль агента посредническая, его не указывают в разделах ЭТрН, он не подписывает титулы. Но может выступать наблюдателем, консультировать стороны, передавать документы и выполнять другие посреднические задачи.
Что такое «ГосЛог»
«ГосЛог» — это государственная платформа, которая станет основой транспортно-логистической отрасли. Правительство стремится создать единое пространство для грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей и госорганов.
Сейчас организациям приходится делать дублирующие документы и отправлять их разным ведомствам. Платформа должна решить эту проблему: размещаешь один документ, и все контролёры получают к нему доступ. Ожидается, что бизнес сэкономит до 168 млрд рублей за счёт сокращения бумажного документооборота.
«ГосЛог» запустили с 1 марта. На платформе уже есть «Цифровой профиль участника», реестр экспедиторов и первые механизмы удалённого взаимодействия. В будущем появятся другие подсистемы, которые упростят подготовку документов и позволят отслеживать грузы в реальном времени.
Что делать бизнесу, который получает грузы, но ничего не перевозит
Цифровизация логистики не обойдёт стороной даже тех, кто только получает грузы. В ЭТрН грузополучатель подписывает Титул 3, подтверждая получение груза. Без этого документооборот не закроется, а перевозчик не получит деньги.
Поскольку ваше участие минимально, усилий потребуется немного. Для подписания документов подключитесь к сервису вроде Контур.Логистики. Если документы подписывает сотрудник, оформите для него электронную подпись и машиночитаемую доверенность (МЧД).
Платить ничего не нужно. Операторы ЭДО взимают плату только с отправителей и перевозчиков, которые начинают документооборот. Вы же просто принимаете грузы и подписываете ЭТрН для завершения цепочки.
Как подготовиться к переходу
Времени на подготовку осталось мало — всего три месяца. Изменения коснутся каждого в сфере грузоперевозок, поэтому начинайте готовиться уже сейчас, чтобы не пришлось в спешке настраивать процессы и исправлять ошибки.
- Проведите внутренний аудит. Составьте список сотрудников, которые так или иначе касаются перевозочных документов. У каждого должна быть электронная подпись. Если документы подписывают сотрудники, оформите на них МЧД. Водителям и кладовщикам купите смартфоны — они нужны для работы в специальном приложении, сканирования QR-кодов и согласования документов.
- Выберите оператора. Чтобы обмениваться перевозочными документами, подключитесь к сервису, аккредитованному Минтрансом. Если уже работаете с Диадоком, рассмотрите «Логистику» от Контура.
- Подготовьте сотрудников. Зарегистрируйте водителей в мобильном приложении своего оператора. Покажите, как зайти, найти документ, принять груз, показать QR-код. То же сделайте для сотрудников склада, которые будут подтверждать погрузку и выгрузку. После подключения назначьте администратора системы внутри компании, который будет распределять роли и права доступа.
- Проверьте роуминг с контрагентами. Если ваши партнёры работают с другими операторами, настройте между ними передачу документов. Сервисы предлагают подготовленные роуминги, но до 1 сентября лучше убедиться, что всё работает исправно.
- Протестируйте ЭДО в перевозках. Не переводите сразу всё на электронные документы. Пока есть время, возьмите 1–2 маршрута, оформите ЭТрН и продублируйте бумажными документами. Посмотрите, где возникают сложности, какие допускаете ошибки. Постепенно к осени наладите процессы и будете готовы к полному переходу.
Вопросы и ответы
Обязательна ли ЭТрН для МСП с 1 сентября 2026 года?
Да, с 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательной для всех участников грузоперевозок. Исключений по размеру компании или системе налогообложения нет. Если вы отправляете, перевозите или принимаете груз внутри России, нужно оформлять электронные документы через ГИС ЭПД.
Что будет, если не зарегистрироваться в реестре экспедиторов или не оформить ЭТрН?
Если экспедитор не зарегистрируется в реестре, он не сможет оказывать транспортно-экспедиционные услуги. Отсутствие ЭТрН при обязательной электронной перевозке — нарушение правил оформления документов. Кроме того, без корректно оформленных электронных документов возрастает риск споров и невозможности подтвердить свои права в случае ущерба или претензий.
Нужна ли электронная подпись водителю для работы с ЭТрН и QR-кодом?
Да, водителю нужна электронная подпись, если он подтверждает погрузку и участвует в подписании титулов ЭТрН. Обычно используют простую электронную подпись через мобильное приложение оператора ЭДО или сервис «Госключ». Для показа QR-кода инспектору подпись не требуется — код формируется после подписания документов другими участниками.
