Как платить НДФЛ за сотрудников?
Разбираем, как правильно платить НДФЛ за сотрудников в 2026 году: прогрессивные ставки, сроки перечисления, уведомления, налоговые вычеты и отчётность по форме 6-НДФЛ — всё, что нужно знать ИП-работодателю.
Наняв первого сотрудника, работодатель автоматически приобретает статус налогового агента по НДФЛ за сотрудников — с этого момента он обязан исчислять и удерживать подоходный налог с каждой выплаты, а затем перечислять его в бюджет. Ниже — как устроен этот механизм в 2026 году: ставки, уведомления, сроки уплаты, вычеты и состав отчётности.
Кто платит НДФЛ — работодатель или сотрудник?
По своей природе НДФЛ — налог самого работника: именно он выступает налогоплательщиком. Однако перечислить его государству обязан наниматель — в роли налогового агента (ст. 226 НК РФ). Механизм прост: вы начисляете зарплату, вычитаете из неё налог и выплачиваете сотруднику уже уменьшенную сумму. Сам работник в цепочке уплаты участия не принимает.
Важный нюанс: подоходный налог не затрагивает карман предпринимателя — он снимается из заработка самого сотрудника. Задача нанимателя — правильно рассчитать сумму, вычесть её в момент выплаты и своевременно направить деньги в казну.
С каких доходов нужно удерживать налог?
Обязательный сбор исчисляется с подавляющего большинства видов дохода, которые сотрудник получает от нанимателя:
- оклад, тарифная ставка или сдельная выработка;
- стимулирующие выплаты: премии и бонусы;
- отпускные, а также денежная компенсация за неотгулянные дни;
- пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое за счёт работодателя;
- выходное пособие при увольнении — лишь та часть, которая превышает трёхкратный средний месячный заработок.
Ряд выплат налогом не облагается: суточные в пределах установленных лимитов (по России — не более 700 ₽ в сутки, за рубежом — не более 2 500 ₽ в сутки), расходы на проезд и проживание в командировке при наличии подтверждающих документов, а также единовременная материальная помощь, не превышающая 4 000 ₽ в год.
Какие ставки НДФЛ действуют в 2026 году?
С 2025 года подоходный налог рассчитывается по прогрессивной шкале: чем выше годовой заработок, тем выше ставка на ту часть дохода, которая перешла очередной порог. При этом повышенный процент применяется лишь к сверхнормативной сумме, а не ко всему годовому заработку:
| Годовой доход сотрудника | Ставка НДФЛ |
|---|---|
| До 2 400 000 ₽ | 13% |
| От 2 400 001 до 5 000 000 ₽ | 15% |
| От 5 000 001 до 20 000 000 ₽ | 18% |
| От 20 000 001 до 50 000 000 ₽ | 20% |
| Свыше 50 000 000 ₽ | 22% |
У подавляющего большинства наёмных работников заработок не дотягивает до 200 000 ₽ в месяц. Их совокупный годовой доход остаётся ниже отметки 2,4 млн ₽, и всё вознаграждение облагается по ставке 13%.
Как рассчитать НДФЛ с зарплаты?
Исчисление ведётся по формуле: налог = (начисленная выплата − применяемые вычеты) × ставка.
Пример: оклад сотрудника — 60 000 ₽, вычеты не заявлены. Сумма к удержанию: 60 000 × 13% = 7 800 ₽, на руки работник получит 52 200 ₽. Годовой заработок — 720 000 ₽ — ниже порога 2,4 млн ₽, поэтому ставка 13% распространяется на весь доход.
По каждому сотруднику расчёт ведётся нарастающим итогом с 1 января — чтобы точно зафиксировать момент, когда накопленный доход пересекает следующий порог и к сверхнормативной части начинает применяться более высокий процент.
В какие сроки удерживать и перечислять НДФЛ?
Налог снимается непосредственно в момент выплаты дохода — будь то аванс в середине месяца или итоговый расчёт.
Сроки перевода в бюджет зависят от даты удержания:
- Налог удержан с 1 по 22-е число включительно → уплатить до 28-го числа того же месяца
- Налог удержан с 23-го по последний день месяца → перечислить до 5-го числа следующего месяца
- Декабрь (23–31 декабря): особое правило — не позднее последнего рабочего дня декабря
Как платить налог через ЕНС?
Обязательный платёж вносится в составе единого налогового платежа (ЕНП), зачисляемого на Единый налоговый счёт (ЕНС). Формировать отдельные платёжки с реквизитами каждого налога не нужно: средства поступают на счёт, а ФНС самостоятельно распределяет их по обязательствам — на основании уведомлений, которые вы представляете заблаговременно.
Без поданного уведомления инспекция не сможет понять, какую сумму засчитать в счёт налога с доходов работников: деньги останутся нераспределёнными на ЕНС, а по конкретному обязательству образуется недоимка.
Нужно ли подавать уведомление перед уплатой НДФЛ?
Да, уведомление об исчисленных суммах обязательно. До его представления налоговая не разнесёт поступившие на ЕНС средства в счёт налога на доходы сотрудников, и задолженность возникнет автоматически.
Сроки подачи уведомлений:
- По суммам, удержанным с 1 по 22-е число, — представить до 25-го числа того же месяца
- По суммам, удержанным с 23-го по конец месяца, — представить до 3-го числа следующего месяца
С 1 сентября 2026 года законодательство разрешает направлять уведомление досрочно — прямо в день удержания, не дожидаясь крайнего срока. Для тех, кто предпочитает закрывать обязательства без промедления, это удобная возможность.
Какие вычеты уменьшают НДФЛ сотрудника и как их применить?
Получив от работника заявление и подтверждающие документы (прежде всего свидетельство о рождении), наниматель при исчислении налога обязан применить стандартные детские вычеты.
Суммы, действующие с 2025 года:
- за первого ребёнка — 1 400 ₽ ежемесячно;
- за второго — 2 800 ₽ ежемесячно;
- начиная с третьего — по 6 000 ₽ на каждого;
- на ребёнка с инвалидностью — 12 000 ₽ ежемесячно (для биологических родителей и усыновителей).
Право на льготу сохраняется, пока нарастающий заработок с января не превысит 450 000 ₽. Социальные и имущественные вычеты — на лечение, обучение, приобретение жилья — сотрудник обычно оформляет в инспекции самостоятельно; однако при наличии уведомления от ФНС их вправе учесть и наниматель.
Когда и как сдавать отчёт 6-НДФЛ?
6-НДФЛ — квартальный расчёт: в нём отражаются сведения о доходах, начисленных всему персоналу, и суммах удержанного налога. Отчётные даты:
- За I квартал — до 25 апреля
- За полугодие — до 25 июля
- За 9 месяцев — до 25 октября
- За год — до 25 февраля следующего года
При численности персонала более 10 человек расчёт принимается исключительно в электронном виде; при меньшей численности допустима бумажная форма. В годовом расчёте предусмотрены справки о доходах по каждому сотруднику — эта часть заменила отдельную форму 2-НДФЛ, упразднённую в 2021 году.
Что будет, если не заплатить или не удержать НДФЛ?
Нарушение порядка исчисления или перечисления грозит нанимателю несколькими видами ответственности:
- Штраф по ст. 123 НК РФ — 20% от суммы, которая не была снята с выплаты или не поступила в бюджет;
- Пени — начисляются за каждый день задержки платежа;
- при умышленном уклонении размер санкции удваивается и достигает 40%.
Особенно опасна ситуация, когда налог из выплаты уже снят, но в бюджет не поступил: фактически предприниматель распоряжается чужими деньгами. Отслеживать сроки по каждому периоду несложно — достаточно настроить автоматические напоминания или передать эту задачу специализированному сервису.
Как рассчитывать и платить НДФЛ за сотрудников без бухгалтера?
Вести кадровый и налоговый учёт самостоятельно вполне реально при наличии подходящего инструмента. Эльба автоматически исчисляет налог при каждом начислении, формирует уведомления об исчисленных суммах и платёжные поручения, заблаговременно напоминает о приближающихся сроках. Расчёт 6-НДФЛ готовится прямо в сервисе и направляется в налоговую через встроенную квалифицированную электронную подпись — без установки дополнительного программного обеспечения.
Решение рассчитано прежде всего на индивидуальных предпринимателей с небольшим штатом, которые управляют учётом без наёмного бухгалтера и хотят быть уверены, что ни один срок не пропущен.
